V bolj papirnih časih, ko je bila listina vedno odtisnjena vsaj v enem izvodu in vložena v arhiv, smo vsake toliko, najpogosteje poleti, nakopičene gore papirja razvrščali na del, ki ga moramo še vedno hraniti, in na tistega, ki ga ne potrebujemo več. Običajno vsi občasni arhivarji ravnamo podobno. Dokler je prostora dovolj, se nam vse zdi pomembno in si mislimo "čez sedem let vse prav pride". Ko pa čez nekaj časa prostora zmanjka, nas zamika, da bi dokumente uničevali glede na njihovo starost. Za uničenje so prvi na vrsti najstarejši, novejši pa lahko še nekaj let počakajo. Seveda je takšen pristop napačen in prej ali slej moramo oblikovati bolj smotrna načela hranjenja dokumentov, takšna, ki čas in način hranjenja vežejo na vrsto listine.
A časi se spreminjajo in listine se digitalizirajo. Papir postaja le začasen medij, na katerega odtisnemo digitalno vsebino, ko in če jo potrebujemo za delitev informacij z uporabniki ali kolegi. Celoviti pregledi poslovanja so vzpostavljeni na digitalnih nosilcih, ki jih pogosto fizično ne obvladujemo, saj so nekje v oblaku. V tem digitalnem svetu, ki je postal del poslovnega vsakdana, se zdi, da je prostor hrambe neomejen in so vsi dokumenti na voljo takoj. A žal se tudi v digitalnem prostoru srečujemo s številnimi težavami in nevarnostmi, ki jih prej nismo poznali. Zato moramo oceniti, ali smo varni pred izgubo podatkov. Kdo vse ima dostop do informacij o našem poslovanju? Kako strukturirati datotečne sisteme, da najdemo, kar iščemo? So ob pogostih spremembah tehnologije prejšnji formati zapisov še berljivi?
Kako torej vzpostaviti ravnovesje med dvema pristopoma, analognim in digitalnim? Ko premišljujem o tej dilemi, se spomnim na domače fotoalbume. Večina fotografij zadnjih desetletij je digitalnih in so "tam nekje": če se potrudim, jih najdem. Počasi se tako večinski del fotografskega arhiva seli v oblak, kar pomeni, da so tako shranjene fotografije na voljo vedno in povsod (ter verjetno ne samo meni) – vsaj dokler ne zmanjka elektrike. In zato imam tiste fotografije, ki mi pomenijo največ, odtisnjene in varno spravljene. Podobno verjetno velja tudi za naše digitalizirane dokumente.
