Med svojim poslovanjem organizacija ustvarja precejšnjo količino listin in dokumentov, ki jih mora hraniti različno dolgo. Koliko časa mora hraniti določeno dokumentacijo, predpisujejo različni predpisi. Njihovo neupoštevanje lahko pomeni hujši davčni prekršek, ki se kaznuje z globo. Posebno pozornost je treba posvetiti tem zahtevam tudi v primeru menjave računovodskega programa, stečaja, prisilne poravnave, statusnega preoblikovanja in izgube podatkov.